日本木材青壮年団体連合会 個人情報取扱規定

 

(趣旨)

 

第一条 この規定は、日本木材青壮年団体連合会(以下、「当会」という。)が諸事業を円滑に遂行するにあたり、また、当会に所属する会員(以下、「会員」という。)相互の連絡調整や親睦を図るために、収集する個人情報の取り扱いに関し基本的事項を定めることにより、当会および会員ならびに従業者の責務を明らかにするとともに、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護するものである。

 

(定義)

 

第二条 この規定において使用する用語は、「個人情報の保護に関する法律」第二条にて定められたもののほか、以下の定義に従う。

 

① 「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等、もしくは、他の情報と容易に照合することにより特定の個人を識別することができるもの、または、個人識別符号が含まれるものをいう。

 

② 「個人情報データベース」とは、個人情報を含む情報の集合物(政令で定めるものを除く)のうち、電子データベースのように、特定の個人情報をコンピュータで検索できるように体系的に構成したもの、もしくは、それ以外のものであって、紙媒体の五十音順名簿のように特定の個人情報を容易に検索可能なように体系的に構成したものをいう。

 

③ 「個人データ」とは、個人情報データベースを構成する個人情報をいう。

 

④ 「保有個人データ」とは、個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、六ヶ月を超えて継続利用する予定のものをいう。

 

⑤ 「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

 

(責務)

 

第三条 当会は、個人情報の保護に関する法律および関係諸法令を遵守し、本人の権利利益を損なうことがないよう個人情報を適切に取り扱わなければならない。そして、会員ならびに従業者(またはこれらであった者)は、個人情報を取り扱うにあたって、本規定および細則等を遵守するとともに、個人情報の保護のために当会がとる施策および措置等に最大限協力しなければならない。また、活動上知りまたは知り得た個人情報を、第三者に開示、漏洩し、または自己もしくは第三者の不当な目的のために利用してはならない。

 

(利用目的の特定)

 

第四条 当会が個人情報を取り扱うにあたり、その利用目的は以下のとおりとする。

 

① 会員資格要件ならびに業務内容の確認

 

② 会員数の把握ならびに会員名簿その他の名簿の作成

 

③ 会費の徴収や各種請求等その他当会の経理全般に関する業務遂行

 

④ 当会の組織編成作業

 

⑤ 理事会や委員会等、各種会議に関する案内連絡等

 

⑥ 当会ならびに地区協議会や所属会団が行う事業に関する案内連絡等

 

⑦ 当会が重要もしくは有益と判断した情報(講演会、勉強会等を含む)等の案内連絡等

 

⑧ 広報誌等の作成、原稿依頼及びプロフィール等の作成・掲載等並びに配布・配信

 

⑨ 会員相互の連絡調整や情報交換

 

⑩ 災害その他緊急時における連絡および安否確認等

 

⑪ 会員紹介

 

⑫ 当会が主催し、または、関与するコンクール等の企画の通知・宣伝、募集、審査、表彰、広報誌・チラシ・ホームページ等への掲載、発表その他企画に関する一切の運営業務等

 

⑬ 当会の運用する認証制度の運用等

 

⑭ 当会または当会の企画の協賛依頼

 

(利用目的の変更)

 

第五条 利用目的を変更する場合、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内であれば本人の同意なくして変更することができる。その場合、変更された利用目的は速やかに本人へ通知または公表する。

 

(目的外利用と適用除外)

 

第六条 変更可能な範囲を超えて目的外利用を行う場合、事前に本人の同意を得なければならない。ただし、次の事由に該当する場合には本人の同意がなくても目的外利用ができる。

 

① 法令に基づく場合

 

② 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

 

③ 公衆衛生の向上または児童の健全な育成のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

 

④ 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

 

(適正な取得)

 

第七条 当会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。また、個人番号や要配慮個人情報の取得は行わない。

 

(利用目的の通知等)

 

第八条 当会が個人情報を取得する際には、本規定第四条等で特定した利用目的を、あらかじめ公表しておくか、取得後すみやかに本人に対し通知または公表しなければならず、また、本人から書面(電磁的記録を含む。)に直接記載された当該本人の個人情報を取得する場合には、あらかじめ本人に明示しておかねばならない。だたし、以下の場合においては、利用目的の通知・公表・明示等は不要とする。

 

① それによって本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

 

② それによって当会の権利または正当な利益を害するおそれがある場合

 

③ 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

 

④ 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

 

(データ内容の正確性の確保等)

 

第九条 当会は、個人データに関し、利用目的の達成に必要な範囲内で、正確で最新の内容に保つとともに、不要となったときは当該個人データを遅滞なく消去するよう努める。

 

(安全管理措置)

 

第十条 当会は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な組織的、人的、物理的、および技術的な措置(以下、「安全管理措置」という。)を講ずるものとする。

 

(従業者の監督)

 

第十一条 当会は、会員その他の従業者に個人情報を取り扱わせるにあたっては、個人情報の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該従業者に対し必要かつ適切な監督を行うものとする。

 

(委託先の監督)

 

第十二条 当会は、個人データの取り扱いの全部または一部を委託する場合は、委託先の選定に注意を払い、委託契約に必要な条項を盛り込んだうえ、それが遵守されているかどうか適正に点検するものとし(以上に不備な点がないか定期的に、そして必要に応じて見直すことも含む。)、その取り扱いを委託した個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対し必要かつ適切な監督を行うものとする。

 

(再委託の管理)

 

第十三条 当会は、委託先が再委託をしようとする場合は、再委託される個人データの安全管理が図られるよう、委託先に対し、再委託の相手方名や再委託する業務内容および再委託先が個人データの安全管理措置を適切に行っているか等について事前報告を求めるとともに、再委託先の監督が適切に行われているか確認しなければならない。再委託先が再々委託を行う場合以降も、再委託を行う場合と同様とする。

 

(第三者提供の制限)

 

第十四条 当会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。ただし、次の事由に該当する場合には本人の事前同意なく第三者に提供することができる。

 

① 法令に基づく場合

 

② 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

 

③ 公衆衛生の向上または児童の健全な育成のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

 

④ 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

 

(第三者に該当しない場合)

 

第十五条 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は「第三者」に該当しないものとし、当会は当該個人データを本人の事前同意なく提供することができる。

 

① 当会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取り扱いの全部または一部を委託することにともなって当該個人データが提供される場合

 

② 合併その他の事由による事業の承継にともなって個人データが提供される場合

 

③ 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨ならびに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき

 

(第三者提供に関わる記録の作成等)

 

第十六条 当会が個人データを第三者に提供したときは、個人情報保護委員会規則の定めに従い、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名または名称、その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関して記録を作成し、作成日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

 

(第三者提供を受ける際の確認等)

 

第十七条 当会が個人データを第三者から取得するに際しては、個人情報保護委員会規則の定めに従い、当該第三者の氏名または名称および住所ならびに法人の場合は代表者(法人でない団体で代表者または管理人の定めのある場合は、その代表者または管理人)の氏名、当該第三者による当該個人データの取得の経緯を確認するとともに、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認事項、その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関して記録を作成し、作成日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

 

(保有個人データに関する事項の公表等)

 

第十八条 当会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置かなければならない。

 

① 当会の名称

 

② 全ての保有個人データの利用目的(本規定第八条①から③までに該当する場合を除く。)

 

③ 保有個人データに関する本人からの次に掲げる求めに応じる手続き(手数料を定めたときは、その手数料の額を含む。)

 

ア 利用目的の通知

 

イ 開示の請求

 

ウ 内容の訂正、追加または削除の請求

 

エ 利用の停止または消去の請求

 

オ 第三者提供停止の請求

 

④ 当会が行う保有個人データの取り扱いに関する苦情を受け付ける担当窓口名、郵送用住所、受付電話番号その他の苦情申出先

 

(利用目的通知の求め)

 

第十九条 当会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない(ただし、以下の事由に該当する場合は除く。)。なお、利用目的を通知しない旨の決定をしたときも、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

 

① 前条の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合

 

② 本規定第八条①から③までに該当する場合

 

(開示請求)

 

第二十条 当会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示(当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)を求められたときは、本人に対し、書面の交付による方法(開示の求めを行った者が同意した方法があるときは当該方法)により、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、以下の事由に該当する場合は、その全部または一部を開示しないことができるが、開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

 

① 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

 

② 当会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

 

③ 他の法令に違反することとなる場合

 

(訂正等)

 

第二十一条 当会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由により当該保有個人データの内容の訂正、追加または削除(以下、「訂正等」という。)を求められた場合には、他の法令の規定により特別の手続きが定められている場合を除き、その内容の訂正等に関して遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。そして、当該保有個人データの内容の全部もしくは一部について訂正等を行ったとき、または訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等の内容を含む。)を通知しなければならない。

 

(利用停止等)

 

第二十二条 当会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第六条(目的外利用と適用除外)または第七条(適正な取得)もしくは個人情報の保護に関する法律第十七条第二項の違反を理由に当該保有個人データの利用の停止または消去(以下、「利用停止等」という。)を求められた場合には、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。そして、当該保有個人データの全部もしくは一部について利用停止等を行ったとき、または利用停止等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

 

(第三者提供の停止)

 

第二十三条 当会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第十四条(第三者提供の制限)または個人情報の保護に関する法律第二十四条の違反を理由に当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合には、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。そして、当該保有個人データの全部もしくは一部について第三者への提供を停止等したとき、または第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

 

(理由の説明)

 

第二十四条 当会は、保有個人データに関し、本人から求められ、または請求された措置の全部または一部について、その措置をとらない旨を通知する場合またはその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。

 

(請求の方法等)

 

第二十五条 当会は、本人から保有個人データに関する利用目的通知の求め、開示の求め、訂正等の求め、利用停止等の求め、または第三者提供停止の求め(以下、これらの求めを総称して単に「開示等の求め」という。)を受け付ける方法として以下の事項を定めることとし、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置いておかなければならない。この場合において、本人は、当該方法に従って開示等の求めを行わなければならない。

 

① 開示等の求めの申出先

 

② 開示等の求めに際して提出すべき書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)の様式その他の開示等の求めの方式

 

③ 開示等の求めをする者が本人または代理人(未成年者もしくは成年被後見人の場合はその法定代理人、または開示等の求めをすることにつき本人が委任した者がいる場合はその受任者)であることの確認の方法

 

④ 保有個人データの利用目的の通知または保有個人データの開示について手数料を徴求する場合は、その徴求方法

 

(手数料)

 

第二十六条 当会は、保有個人データに関する利用目的の通知の求めまたは開示の求めに応じる場合には、手数料を徴求することができる。その手数料の額を定める際には、実費を勘案して合理的と認められる範囲内でなければならない。また、手数料の額を定めた場合には、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置かなければならない。

 

(苦情の処理)

 

第二十七条 当会は、個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるとともに、本目的を達成するために苦情処理窓口の設置等、必要な体制の整備に努めるものとする。

 

(漏えい等発生時の対応)

 

第二十八条 当会は、取り扱う個人情報の漏えい等が発生し、またはその発生が疑われるときは、速やかに事実関係を調査するとともに、その事実を当該本人に対して通知または公表しなければならない。また、その事態を収拾するために原因の究明、影響範囲の特定、再発防止策の検討・実施・公表等、適切な措置を講じなければならない。

 

(匿名加工情報取扱時の義務)

 

第二十九条 当会が匿名加工情報(個人情報を加工して、通常人の判断でもって、個人を特定することができず、かつ、加工する前の個人情報へと戻すことができない状態にした情報)を取り扱う際には、以下の義務を果たさなければならない。

 

① 当会が匿名加工情報(匿名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下、同じ。)を作成するときは、特定個人非識別化および復元不能状態にするために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、当該個人情報を加工しなければならない。

 

② 当会が匿名加工情報を作成したときは、加工方法に関する情報の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、当該加工方法の情報についての安全管理措置を講じなければならない。

 

③ 当会が匿名加工情報を作成したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公表しなければならない。

 

④ 当会が匿名加工情報を作成して当該匿名加工情報を第三者に提供するときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目およびその提供方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係わる情報が匿名加工情報である旨を明示しなければならない。

 

⑤ 当会が匿名加工情報を作成して自ら当該匿名加工情報を取り扱うにあたっては、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係わる本人を識別するために、当該匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。

 

⑥ 当会が匿名加工情報を作成したときは、当該匿名加工情報の安全管理のために必要かつ適切な措置、当該匿名加工情報の作成その他の取り扱いに関する苦情の処理その他の当該匿名加工情報の適正な取り扱いを確保するために必要な措置を自ら講じ、かつ、当該措置の内容を公表するよう努めるものとする。

 

⑦ 当会が匿名加工情報(自ら個人情報を加工して作成したものを除く。以下、同じ。)を第三者に提供するときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目およびその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係わる情報が匿名加工情報である旨を明示しなければならない。

 

⑧ 当会が匿名加工情報を取り扱うにあたっては、本人を識別するために、加工によって削除された記述等や個人識別符号、加工の方法に関する情報を取得し、または、当該匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。

 

⑨ 当会が匿名加工情報を取り扱うにあたっては、匿名加工情報の安全管理のために必要かつ適切な措置、匿名加工情報の取り扱いに関する苦情の処理その他の匿名加工情報の適正な取り扱いを確保するために必要な措置を自ら講じ、かつ、当該措置の内容を公表するよう努めるものとする。

 

(廃棄)

 

第三十条 当会は、個人情報等が記載された書面を廃棄する場合は、あらかじめシュレッダー等にかけてその内容を読み取ることができない状態にしたうえで廃棄物処理業者にその廃棄を委託する等、適切な措置を講じなければならない。また、個人情報等が記録されたコンピュータならびに記憶媒体を廃棄する場合は、記録された個人情報等を完全に消去するか、当該コンピュータ等を物理的に破壊しなければならない。

 

(細則等)

 

第三十一条 当会は、本規定ならびに個人情報保護に係わる業務を円滑に行うため、必要に応じ細則や規則を別に定めるものとする。

 

(処分等)

 

第三十二条 会員ならびに従業者(またはこれらであった者)は本規定に定められた各条項を誠実に遂行しなければならず、本規定に違反したときには、当会は違反の内容や当会が被る損害を精査し、懲戒処分や損害賠償請求等を行う場合がある。

 

(規定の改廃)

 

第三十三条 本規定の改廃は、社会情勢の変化、国民意識の変化、情報通信技術動向の変化等、諸環境の変化を踏まえ、必要に応じ理事会の議を経て見直しを行うものとする。

 

 

 

附則

 

1.本規定は平成29年11月1日から施行し、平成29年5月30日から適用する。

 

2.平成29年10月28日制定 平成30年3月10日改定

 

 

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